Quelle que soit la taille de l’entreprise, Excel est encore trop souvent la solution utilisée “par défaut” pour gérer les plans de commissionnement.
En effet, en raison de sa popularité (750 millions d'utilisateurs dans le monde), cet outil est généralement implémenté en standard dans la plupart des entreprises. C'est pourquoi il est généralement utilisé par ces mêmes entreprises pour calculer la rémunération des vendeurs.
Pourtant, Excel représente un véritable enfer pour les équipes en charge de la gestion des commissions, et elles sont les premières à le reconnaître ! Cependant, il n’est pas si évident pour celles-ci de convaincre les autres parties prenantes de l’entreprise à changer d’ère en adoptant un logiciel de gestion des commissions…
“Pourquoi payer un outil alors qu’on a Excel ?”, “On calcul les commissions seulement à chaque trimestre, pas besoin d’un outil !” ,“On a réussi à calculer les commissions jusqu’à maintenant, alors pourquoi changer ?”...
Reprenons depuis le départ ! Quels sont les objectifs des plans de commissionnement ?
- Motiver les commerciaux à atteindre voire dépasser leurs objectifs
- Fidéliser les collaborateurs
- Attirer de nouveaux talents
Excel répond-t-il ne serait-ce qu’à l’un de ses objectifs ?
Non ! Et c’est pour cette raison que Qobra s’est créée, pour accompagner les entreprises à faire de la rémunération variable un véritable levier de motivation, de performance, d’attractivité et de fidélisation !
Concrètement, comment fait-on ? En quoi Qobra est-il mieux qu’Excel ?
C’est ce que nous allons vous expliquer en 5 points dans cet article.
(PS : N'hésitez pas à partager cette information avec les personnes de votre entreprise qui ne veulent pas utiliser de logiciel de commission)
1. Calculer les bons montants de commission
En apparence simple à prendre en main et facile à paramétrer, Excel n’est pas sans faille. En réalité, il est même très courant qu’un fichier Excel comporte des erreurs… Et pour preuve, selon certaines études, plus de 90% des fichiers Excel contiennent des erreurs!
📖 Pour la petite histoire...
En 2017, l'équipe de vente d'Oracle a intenté un procès à l'entreprise, réclamant 150 millions de dollars de dommages et intérêts pour des commissions sous-payées. En 2019, IBM a perdu un procès contre ses vendeurs pour avoir refusé de payer des commissions.
Bien qu’il soit destiné à calculer n’importe quelle opération, Excel nécessite en amont d’être paramétré par l’humain. Et comme dit l’adage, “l’erreur est humaine”...
"Avec Excel, il y avait des différences inexpliquées entre le montant théorique des commissions et le montant réel. Avec Qobra, nous avons pu résoudre ce problème."
Vladimir Ionesco, Director of Global Sales Performance chez Doctolib.
In fine, un mauvais calcul des commissions, quel qu’il soit, amène l’entreprise à verser des commissions supérieures ou inférieures au montant réel. Dans les deux cas, les conséquences sont désastreuses, c'est-à-dire une immense frustration pour les bénéficiaires ou une perte financière pour l'entreprise.
De plus, le risque d’erreurs induit pour les équipes en charge du commissionnement de vérifier tout un ensemble de données (formules de calcul, bénéficiaires, etc.) à chaque nouvelle période de calcul des commissions. Une tâche très chronophage et donc souvent très peu appréciée.
Alors bien qu’Excel soit une solution peu onéreuse voire gratuite, l’entreprise peut très vite se retrouver perdante. De plus, en cas d’erreur, il est impossible pour l’entreprise de se retourner contre Microsoft, elle doit s’en prendre à elle-même.
Et avec Qobra ?
Il suffit d’implémenter une seule fois les plans de commissionnement et ils s’appliquent ensuite à l’ensemble des bénéficiaires. Avec Qobra, il n’y a pas besoin de tirer les formules et de s’assurer que toutes les cellules d’une colonne soient exactes et à jour. De plus, dès lors qu’il y a une erreur dans une formule de calcul, elles sont remontées par les équipes Qobra. Enfin, l’ensemble des bénéficiaires ont accès aux formules de commissions, alors s'ils repèrent une erreur, ils peuvent la remonter directement sur la plateforme à leur responsable.
"Avec Qobra, il n'y a pas de discussion potentielle autour d'erreurs de calcul."
Pierre-Gaël Pasquiou, Chief Sales Officer chez Welcome to the Jungle
2. Accéder simplement aux données pertinentes
Lorsqu’une entreprise démarre son activité, pour se développer, elle emploie un ou deux commerciaux. À cet instant, le calcul des commissions est généralement géré en interne par une seule personne à travers une solution comme Excel. La plupart du temps, les plans de commissionnement sont assez simples.
Cependant, toute entreprise a vocation à grandir. Le moment venu, le nombre de commerciaux augmente et les plans de commissionnement se multiplient.
"Dès que vous commencez à avoir deux, trois, quatre, cinq équipes de vente, il est très difficile de savoir si le plan de commissionnement est suivi à la lettre entre les importations depuis Salesforce, les ajustements manuels, ce qui est envoyé à la paie, etc."
Vladimir Ionesco, Director of Global Sales Performance chez Doctolib.
In fine, le nombre de bénéficiaires augmente, mais le nombre de personnes impliquées dans les plans de commissions également (Managers, Directeurs commerciaux, Sales Ops, Responsable Financier, Ressources Humaines, etc.). Leur rôle et leur implication vis-à-vis des commissions sont donc logiquement différents. Cependant, elles ont accès aux mêmes informations, il est donc très difficile pour chacune de ces personnes d'accéder simplement aux informations qui les concernent.
Et avec Qobra ?
À travers sa solution, Qobra offre un accès et une vision entièrement modulable selon les différents rôles de l’entreprise (Administrateur, Managers, Sales, etc.). Chaque utilisateur a donc une vision qui lui est entièrement personnalisée et adaptée.
"Le tableau de bord de Qobra me donne une vue d'ensemble en un coup d'œil. Je peux regarder le montant total des commissions versées, faire une vérification rapide par rapport à nos réalisations effectives."
Fabian Q.Veit, CEO de Make
En outre, Excel n'intègre aucune solution de communication inter-utilisateurs, ce qui complexifie davantage la gestion des commissions, qui comme nous l’avons vu, est un sujet impliquant de nombreux collaborateurs.
Et avec Qobra ?
Qobra permet à chaque utilisateur de communiquer directement avec ses pairs. De cette manière, un commercial peut questionner son Manager dès qu’il en ressent le besoin. Ce système de communication peut directement être relié à Slack ou Microsoft Teams.
3. Être relié aux logiciels périphériques (CRM, ERP, SIRH, etc.)
Comme nous venons de le voir, les commissions impliquent de nombreux pôles de l’entreprise, du pôle commercial au pôle financier. Cela implique donc une connexion entre les commissions et les différents logiciels utilisés par ces mêmes pôles, à savoir un CRM, un ERP, un SIRH, un logiciel de paie, etc.
"Avec Excel, nous avions l'habitude de mettre à jour les commissions sur une base mensuelle, donc pas du tout sur une base hebdomadaire ou quotidienne, car cela prenait trop de temps. Il fallait collecter les différentes informations, que ce soit les quotas, les changements d'équipe, puis réajuster tous ces éléments, mettre à jour le modèle Excel, le faire valider par le manager et enfin le communiquer aux équipes."
Aude Cadiot, Revenue Operations Lead chez Spendesk
Cependant, à ce jour, Excel n’offre pas la possibilité de se connecter à l’un d’entre eux, et demande donc gestion manuelle entre les différentes équipes. Cette manœuvre entraîne donc un risque d'erreur élevé et une perte de temps considérable.
Et avec Qobra ?
Notre logiciel s’intègre à tous les CRM, data warehouses et ERP du marché (Salesforce, Snowflake, Google BigQuery, PostgreSQL, Hubspot, etc.). De plus, l’entreprise a toujours la possibilité de réaliser des ajustements manuels.
4. Afficher des données lisibles et transparentes
" Avec Excel, ils n'avaient en fait aucune visibilité en temps réel.... Cela créait un manque de confiance, un sentiment de boîte noire. "
Aude Cadiot, Revenue Operations Lead chez Spendesk.
La plupart des entreprises qui gèrent leurs commissions sur Excel n’y procurent pas l’accès à leurs bénéficiaires. En effet, elles préfèrent leur annoncer au moment du versement le montant de leurs commissions, sans leur montrer les détails du calcul. Cependant, ce manque de transparence amène de la méfiance et de la frustration chez les commerciaux puisqu’ils n’ont aucun moyen d’être sûr que leur montant de commissions soit exact. In fine, ce manque de transparence est source de conflits et de pertes de temps, mais aussi de démotivation et de turnover.
Selon une étude de Qobra & Modjo sur les commissions en France, 68% des salariés qui utilisent Excel ou Google Sheets pour calculer et gérer les commissions ne sont pas satisfaits. En revanche, 85 % des salariés qui utilisent un logiciel de calcul et de gestion des commissions sont satisfaits.
Et avec Qobra ?
Les utilisateurs de Qobra peuvent consulter en toute transparence, en totale autonomie et en détail l’ensemble des valeurs de chaque plan de commissionnement (sans pouvoir les modifier). Ils ont également accès à leurs commissions actuelles et passées.
"Qobra nous permet d'avoir un meilleur suivi dans le temps, de ne pas accumuler les erreurs historiques et pour chaque Commercial de connaître la commission qu'il a touchée 3 mois avant, le mois précédent, et d'avoir une visibilité sur tout."
Clément Bouillaud, Directeur des Opérations chez Partoo
A contrario, certaines entreprises choisissent de donner accès à l’Excel à leurs commerciaux, mais dans ce cas, la plupart d'entre eux ont des difficultés à trouver les informations qu'ils recherchent et à comprendre les détails de leurs commissions. D’autant plus dès lors que les plans de commissions sont multiples et complexes. Comme nous l’avons évoqué précédemment, Excel est un tableur et non un logiciel de calcul des commissions, en toute logique, son apparence respecte donc son utilisation première.
Excel n'est pas un outil qui rime avec transparence et lisibilité, deux caractéristiques essentielles lorsqu'on parle d'argent, et notamment de commissions. De plus, sans accès en temps réel à la réalisation de leurs objectifs, les vendeurs n'ont aucune visibilité et ne sont donc pas vraiment encouragés à signer des clients.
Selon une étude réalisée par Qobra et Modjo sur la rémunération variable en France, seuls 30,1 % des salariés utilisant Excel ou Google Sheets ont dépassé leurs objectifs en 2022, tandis que 61,9 % des salariés utilisant un logiciel de calcul et de gestion des commissions ont dépassé leurs objectifs.
Et avec Qobra ?
Grâce à son expérience utilisateur soignée, Qobra apporte en un coup d'œil les informations importantes à ses utilisateurs (montant des commissions, pourcentage d’atteinte, etc.). Une expérience et un design qui contribuent à leur performance puisqu’ils sont davantage enclins à consulter régulièrement leurs objectifs.
"Je sais que le fait d'avoir cette visibilité là sur une affaire qui peut être signée va me donner de la motivation pour aller chercher d'autres affaires et pour aller, pour continuer à être performant."
Matthieu Saroli, Entreprise Account Executive chez Didomi
5. Construire des plans de commissionnement performants
Du fait qu’il ne soit pas initialement conçu pour gérer les commissions, Excel n’apporte aucun conseil ou quelconque support à ses utilisateurs sur le sujet.
Il appartient donc aux équipes de direction, de vente, de finance ou de RH de construire ou de revoir leurs propres plans de commissionnement (plans, règles, objectifs, montants, accélérateurs de primes, etc.). Cette tâche peut s'avérer difficile, voire impossible, selon les connaissances des équipes en la matière.
De plus, une fois le plan de commissionnement défini, ils n'ont aucun retour sur sa pertinence. En effet, Excel ne permet pas d'identifier les plans de rémunération les plus efficaces grâce aux rapports de performance des ventes.
"Avec Excel, il y a une zone grise qui se crée où en fait on n'est pas vraiment sûr que le modèle de commission et le bonus sont appliqués, ce qui pose une vraie question d'évaluation post performance versus motivation."
Vladimir Ionesco, Director of Global Sales Performance chez Doctolib.
Généralement, les responsables du commissionnement ne connaissent pas non plus les pratiques des entreprises de la même taille ou du même secteur. Un élément pourtant clé pour l’attractivité, la motivation et la fidélisation des collaborateurs. Selon une étude Primeum, comment-remunerer.com et MeteoJob, 88% des chefs d'entreprise et des directeurs commerciaux pensent que leur système de rémunération variable devrait être amélioré.
Et avec Qobra ?
Lors de l’implémentation, les équipes de Qobra accompagnent personnellement chaque entreprise à mettre en place ou revoir ses plans de commissionnement afin de s’assurer de leur pertinence avant leur déploiement. Ensuite, à partir de la plateforme, il est possible pour les Managers de générer un rapport en 1 clic (KPI clés, performance de l’équipe, montant des commissions, etc.).
"Avant Qobra, il y avait une incapacité manifeste à suivre pleinement le lien entre la performance et le bonus, et donc à prendre, et à opérer, les bonnes décisions opérationnelles et commerciales."
Vladimir Ionesco, Director of Global Sales Performance chez Doctolib.
Le mot de la fin...
Vous l'aurez compris, Excel est souvent une "solution de facilité" pour gérer les plans de rémunération variable et calculer les commissions. Cependant, il devient rapidement obsolète dans la gestion de la performance commerciale au fur et à mesure que l'entreprise grandit.
À cet instant, s’équiper d’un logiciel de calcul des commissions comme Qobra s’avère donc pertinent et permet à l’entreprise de jouer sur l’attractivité, la motivation et la fidélisation de ses talents.
Pour être sûr de sélectionner une solution pertinente pour gérer et calculer les commissions des collaborateurs, celle-ci doit absolument respecter les critères suivants :
- Flexible et adaptable à la croissance des équipes, et à chaque rôle dans l'organisation (Administrateur, Finance, managers, ventes, etc.)
- Transparente et lisible
- Fluide et collaborative
- Viable et sécurisée
- Connexe aux autres outils de l’entreprise (CRM, ERP, SIRH, logiciels de paie, etc.)
- Équipe support à disposition
De nombreuses entreprises de tailles et de secteurs différents (Spendesk, Doctolib, Make, Payfit, etc.) font d’ores et déjà confiance aux équipes de Qobra pour gérer et calculer les commissions de leurs collaborateurs !
Vous voulez en savoir plus ?
Nos équipes sont à votre disposition pour vous accompagner dans la gestion de vos plans de rémunération variable.
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