Souvent définies comme solutions de facilité, Excel et Google Sheets font office d’outil de calcul et de gestion des commissions dans la plupart des entreprises. Et pour cause, leur notoriété (750 millions d’utilisateurs dans le monde) et leur gratuité font qu’ils sont généralement implémentés d’office.
Pourtant, ces outils généralistes sont largement reconnus par leurs différents utilisateurs (Commerciaux, Managers, Sales Operations, Finance, RH, etc.) comme inadaptés pour calculer et gérer la rémunération variable!
Peu motivants, peu fiables, opaques, inadaptés à la communication, complexes, introuvables... Excel et Google Sheets font perdre un temps fou à toutes les équipes impliquées et, au final, font perdre à l'entreprise de la performance et de l'activité !
Pour preuve, selon une récente étude de Qobra et Modjo sur les commissions en France, 61,9% des collaborateurs bénéficiant d’un logiciel de calcul et de gestion des commissions ont dépassé leurs objectifs en 2022, contre seulement 30,1% pour ceux bénéficiant d’Excel ou Google Sheets.
Au-delà de la performance engendrée, comment et combien de temps fait gagner un outil spécialisé dans le calcul et la gestion des commissions versus Excel et Google Sheets?
Dans cet article, les experts de Qobra vous dévoilent point par point comment et combien de temps fait gagner un logiciel spécialisé comparé à Excel et Google Sheets !
1. Le calcul des commissions
La récupération des données commerciales (CRM)
La première étape à effectuer pour pouvoir calculer le montant de commissions à reverser à chacun des bénéficiaires, c’est de récupérer l’ensemble des données commerciales relier à chacun d’entre eux.
En effet, pour pouvoir calculer les commissions d'un salarié, il s’agit selon le plan de rémunération variable de l’entreprise de retrouver :
- Le chiffre d'affaires généré
- Le nombre de nouveaux clients signés
- La durée d’engagement pour chaque client
- Le volume de vente écoulé
- Etc.
Autrement dit, un ensemble d’informations généralement renfermé à l’intérieur d’un CRM !
Cependant, à ce jour, Excel ou Google Sheets n'offrent pas la possibilité aux entreprises de se connecter directement à leur CRM pour récupérer toutes leurs données, et demande donc une importation manuelle. Au-delà de générer un risque d'erreur élevé, cette manœuvre entraîne une perte de temps considérable pour le département qui en est en charge (Finance, RH, Commercial, Opérations, etc.).
"Excel nous prenait énormément de temps, que ce soit au niveau de récupérer les différentes informations (les quotas, les changements d'équipe, etc) et réajuster tous ces éléments, mettre à jour le temple Excel, le faire valider au manager et ensuite le communiquer aux équipes."
Aude Cadiot, Revenue Operations Lead chez Spendesk
En revanche, un outil de calcul et de gestion des commissions tel que Qobra se connecte à tous les CRM, entrepôts de données et ERP du marché (Salesforce, Snowflake, Google BigQuery, PostgreSQL, Hubspot, etc.) !
D’autant plus que l’entreprise a toujours la possibilité de réaliser des ajustements manuels directement au sein de l’outil si elle souhaite modifier une ou plusieurs données commerciales.
La vérification des montants de commission
Selon certaines études, plus de 90 % des fichiers Excel contiennent des erreurs !
"Avec Excel, il y avait des différences inexpliquées entre le montant théorique des commissions et le montant réel. Avec Qobra, nous avons pu résoudre ce problème."
Vladimir Ionesco, Director of Global Sales Performance chez Doctolib
La forte probabilité qu’il y ait une ou plusieurs erreurs de calcul sur les montants des commissions oblige les entreprises à vérifier un ensemble de données (formules de calcul, bénéficiaires, etc.) à chaque nouvelle période de versement. Une mission très chronophage !
De plus, cette tâche est très souvent réalisée une seconde fois par les bénéficiaires eux-mêmes ! En effet, par crainte de ne pas se voir virer le bon montant de commissions, ils le recalculent de leur côté. Selon la taille de l’entreprise, cela peut générer une perte de temps considérable sur l’ensemble du pôle commercial. À titre d’exemple, une entreprise avec 100 commerciaux qui passe chacun 30 minutes par mois à recalculer leurs commissions, in fine c’est 600h par an qui ne sont pas utilisés pour générer du business !
Un logiciel de calcul et de gestion des commissions tel que Qobra détecte toute erreur dans une formule de calcul ou un montant et la signale immédiatement à l'entreprise. Comme mentionné ci-dessus, les bénéficiaires des commissions ont également accès aux formules de calcul et aux montants associés, de sorte que s'ils détectent une erreur, ils peuvent la signaler directement à leur gestionnaire sur la plateforme.
"Quand un Sales se pose des questions sur son commissionnement, au lieu qu'on prenne du temps lui ou elle et moi, la visibilité qu'on a sur Qobra nous permet d'avoir une réponse presque en instant T."
Guillaume Call, Directeur Commercial chez Partoo
"Sur la partie closing des commissions, on est passé de cinq jours à deux jours avec Qobra."
Vladimir Ionesco, Director of Global Sales Performance chez Doctolib
2. La gestion des commissions
La configuration et la modification d’un plan de commissionnement
Pour une entreprise avec un seul et même modèle de rémunération variable et moins de 10 commerciaux, il est encore possible de créer et modifier des plans de commissions sur Excel ou Google Sheets sans y passer trop de temps.
En revanche, pour une entreprise avec plus de 10 commerciaux et/ou plusieurs plans de rémunération variable et/ou différentes typologies de collaborateurs, cela demande un temps considérable ! Et pour cause, il faut s’assurer que tous les collaborateurs disposent du plan de commissionnement qui leur est attribué, et ce à chaque nouvelle période de versement, mais également quand il y a des évolutions des modèles de rémunération variable.
Excel et Google Sheets ne permettent donc pas aux équipes d’être agile dans la gestion de leur plan de commissionnement. In fine, le plan n’est pas adapté à la stratégie commerciale, ce qui provoque souvent une perte de revenu pour l’entreprise.
Pour les utilisateurs d'une solution comme Qobra, c'est un jeu d'enfant, puisqu'il leur suffit de mettre en œuvre une seule fois les plans de commissions ou les modifications souhaitées (accélérateurs de commissions, plafonds, paliers, etc.), et l'application est alors faite à tous les bénéficiaires prévus.
"Nous avons des ingénieurs commerciaux, des responsables de comptes, des directeurs commerciaux, tout le monde a des plans légèrement différents mais connectés les uns aux autres. Avec Qobra, on peut avoir différents modèles qu’on réutilise pour les mêmes postes, tout en pouvant ajuster quelques petites variables."
Tomas Hons, GTM Strategy & Operations Manager chez Make
Communication inter-utilisateurs
Excel et Google Sheets n'intègrent aucune solution de communication inter-utilisateurs, ce qui complexifie davantage la gestion des commissions. En effet, comme nous l’avons vu, c’est un sujet impliquant de nombreux collaborateurs, avec des rôles et niveaux hiérarchiques différents. Cela génére de nombreux allers-retours (discussions orales, mails, messagerie interne, etc.) et donc une charge mentale supplémentaire et de la frustration au sein des différentes équipes (Sales, RH, Finance, Opérations, etc.).
Pour simplifier la communication entre les employés et les gestionnaires et/ou administrateurs, et pour les aider à gagner du temps, Qobra offre à ses clients une fonctionnalité de chat.
De cette manière, chaque utilisateur peut créer des discussions avec un ou plusieurs autres utilisateurs tout en liant un ou plusieurs relevés de commissions. Des échanges et demandes spécifiques qui sont centralisés sur une seule et même page. En bonus, ce système de communication peut directement être relié à Slack ou Microsoft Teams.
"La coordination entre l’équipe sales, les managers et la finance, et forcément l’équipe Sales Ops est beaucoup plus simple avec le système de commentaires, le système d’échange directement sur l’outil Qobra, qui nous fait gagner beaucoup de temps à la fin et à la clôture des bonus."
Paul Barret, Sales Ops chez Glady
3. La communication autour des commissions
La diffusion et le partage de l’information
"Avec Excel, ils n'avaient en fait aucune visibilité en temps réel... Cela créait un manque de confiance, un sentiment de boîte noire."
Aude Cadiot, Revenue Operations Lead chez Spendesk
Généralement, les équipes en charge de la rémunération variable qui utilisent Excel ou Google Sheets n’y procurent pas l’accès à leurs collaborateurs. En effet, ces documents sont directement envoyés au service RH et à la paie sans montrer aux premiers concernés les détails de leurs commissions.
Un manque de transparence entraînant de la méfiance et de la frustration chez les commerciaux, qui se traduisent malheureusement bien souvent par un turn over significatif.
Inévitablement, cela provoque également une perte de temps considérable pour les équipes en charge des commissions. Et pour cause, elles doivent consacrer du temps à répondre aux questions des salariés concernant leurs commissions.
Les utilisateurs de Qobra peuvent consulter toutes leurs commissions en toute transparence, autonomie et détail (sans pouvoir les modifier). Ils ont également accès à leurs commissions en cours et passées.
"Qobra nous permet d'avoir un meilleur suivi dans le temps, de ne pas accumuler les erreurs historiques et pour chaque Commercial de connaître la commission qu'il a touchée 3 mois avant, le mois précédent, et d'avoir une visibilité sur tout."
Clément Bouillaud, Directeur des Opérations chez Partoo
L’animation du plan de rémunération variable
Bien souvent, la rémunération variable en elle-même n’est pas suffisante pour améliorer drastiquement la performance commerciale.
À cette fin, de nombreuses entreprises organisent régulièrement des SPIFF pour les représentants commerciaux dans le cadre de leurs programmes de commissions.
Cette tâche est souvent effectuée par les commerciaux et/ou les responsables des opérations de vente. Du brainstorming initial au reporting final et à l'animation, les étapes de la mise en œuvre d'un challenge commercial pour les commerciaux sont nombreuses, complexes et chronophages. En conséquence, malgré toute la bonne volonté du monde, les commerciaux sont souvent des flops.
Caractérisée comme un progiciel complet, la plateforme de Qobra offre une fonction permettant d'organiser les représentants commerciaux rapidement et facilement. Les managers et/ou les opérations de vente n'ont plus qu'à décider entre eux des règles, des participants, des objectifs à atteindre et des récompenses !
Les participants sont ensuite alerter (mails, notifications, Slack) en temps réel sur l’avancée des résultats et le classement des meilleurs collaborateurs. De leur côté, les administrateurs obtiennent à la fin de chaque challenge une analyse complète des résultats.
Qobra apporte donc un véritable cadre autour des challenges commerciaux et se charge de leur animation et de leur maintenance.
4. Le suivi des commissions
Analyse et traitement des données
Excel et Google Sheets ne sont pas des outils configurés à l’origine pour calculer et gérer les commissions. De ce fait, ils n’apportent donc aucune possibilité de traiter et d’analyser simplement l’ensemble des données liées aux commissions. Alors qu’il est primordial d’analyser le retour sur investissement des commissions, qui constituent l’une des plus grosses dépenses du pôle commercial.
Il est donc du ressort des équipes en charge du sujet (Commerciales, Finances, RH, etc.) d’analyser leurs plans de commissionnement (règles, objectifs, montants, accélérateurs de primes, etc.) et leur pertinence pour pouvoir améliorer la performance commerciale de l’entreprise. Une mission souvent mal réalisée faute de temps et de compétences précises.
"Avec Excel, il y a une zone grise qui se crée où en fait on n'est pas vraiment sûr que le modèle de commission et le bonus sont appliqués, ce qui pose une vraie question d'évaluation post performance versus motivation."
Vladimir Ionesco, Director of Global Sales Performance chez Doctolib
Avec Qobra, les entreprises bénéficient d'un accompagnement personnalisé dans la mise en place ou la révision de leurs plans de commissions, afin de s'assurer de leur pertinence avant leur déploiement. Ensuite, à partir de la plateforme, les entreprises peuvent générer un rapport en 1 clic (KPIs clés, performance de l'équipe, montant des commissions, etc.), afin d'ajuster leurs plans de rémunération variable en fonction de leurs ambitions.
"Avant Qobra, il y avait une incapacité manifeste à suivre pleinement le lien entre la performance et le bonus, et donc à prendre, et à opérer, les bonnes décisions opérationnelles et commerciales."
Vladimir Ionesco, Director of Global Sales Performance chez Doctolib
Le paiement des commissions
Comme évoqué précédemment, la gestion de la rémunération variable implique de nombreux pôles de l’entreprise, parmi lesquels le pôle RH et Finance. En effet, il est de leur responsabilité de recevoir, vérifier et envoyer à la paie les commissions aux collaborateurs.
Pour simplifier et sécuriser ce processus, il est indispensable d’établir une connexion entre les commissions, le SIRH et le logiciel de paie. Une possibilité totalement exclue avec Excel et Google Sheets, qui demande une gestion manuelle, entraînant donc une perte de temps conséquente. Bien que le paiement des commissions est une tâche à réaliser dans les plus brefs délais car elle est liée à une date fixe et inchangeable.
"Avant Qobra, pour 100% des fiches de paie que je recevais, j'avais ce petit réflexe de vérifier si les commissions étaient correctes."
Matthieu Saroli, Entreprise Account Executive chez Didomi
En adoptant un logiciel comme Qobra, les équipes des finances et des ressources humaines n'ont plus à se préoccuper de cette tâche, puisque l'outil est directement relié au SIRH et au logiciel de paie de l'entreprise. Cette automatisation permet encore à l'entreprise de procéder à des ajustements manuels.
Le mot de la fin…
Récupération des données commerciales, vérification automatique des montants de commission, communication inter-utilisateurs, analyse et traitement des données... Comme nous venons de le constater, (très) nombreuses sont les étapes sur lesquels un outil de calcul et de gestion des commissions permet de gagner un temps précieux !
"C'est environ 5 à 6 jours par mois que nous économisons grâce à Qobra comparé à Excel."
Maximilien Jooris, Head of Revenue Operations chez Agicap
Et pour preuve, selon la taille de l’entreprise et la complexité de ses plans de rémunération variable, cela peut aller de quelques jours par mois à une ou plusieurs personnes mobilisées à temps plein sur le sujet.
Autrement dit, des outils par défaut comme Excel ou Google Sheets deviennent vite obsolètes dans le pilotage de la performance commerciale dès lors que l’entreprise grandit.
En adoptant un logiciel spécialisé comme Qobra, non seulement l’entreprise gagne un temps considérable qui lui permet entre autres d’être plus performante, mais elle active également un levier fort sur l’attractivité, la motivation et la fidélisation de ses talents !
"Nous n’avons pas besoin de quelqu’un qui passe un mois entier à gérer les commissions. Qobra le fait de manière très efficace pour nous. Maintenant que nous avons apporté beaucoup de transparence autour des commissions, notamment sur la manière dont elle fonctionne, cela renforce vraiment la confiance de l'équipe de vente, et ça stimule également leur motivation."
Fabian Q.Veit, CEO chez Make
De nombreuses entreprises de tailles et de secteurs différents (Spendesk, Doctolib, Make, Payfit, etc.) font d’ores et déjà confiance aux équipes de Qobra pour gérer et calculer les commissions de leurs collaborateurs !
Vous voulez en savoir plus ?
Nos équipes sont à votre disposition pour vous aider à gérer vos plans de commissions.
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